Wat is Business Performance Management?

In een continu veranderende wereld is het van groot belang dat je bedrijf ook continu in ontwikkeling is om de concurrentie voor te blijven en in te kunnen spelen op kansen in de markt. Om dat te kunnen doen moet je weten hoe je bedrijf presteert. Met Business Performance Management monitor je hoe en in welke mate de organisatiedoelen bereikt worden om vervolgens verbeteringen door te voeren naar aanleiding van data analyses zodat je efficiënter en effectiever je organisatiedoelen kunt bereiken. Door een systeem te implementeren voor Business Performance Management kun je continu blijven groeien. En dat is wat je nodig hebt om stagnatie te voorkomen.

Wat is Business Performance Management precies?

Simpel gezegd wordt onder Business Performance Management verstaan: het stellen van organisatiedoelstellingen, de voortgang van deze doelen monitoren, bestuderen hoe deze doelen bereikt worden en hoe dit in de toekomst sneller en beter kan. Hierbij verzamel je structureel data (o.a. de Key Performance Indicators) en analyseer je deze data om tot verbeteringen of aanpassingen te komen. Je stuurt eigenlijk op data en maakt data driven decisions. Hierdoor kun je rationeel een beslissing nemen.

 

Een misvatting over business performance management is dat het alleen gaat over de financiële cijfers van het gehele bedrijf of alleen over menselijke prestaties gaat. Het is breder dan dat en raakt alle facetten van je bedrijf (van bv. aantal website bezoekers, klanttevredenheid en aantal intakegesprekken tot omzet per maand en percentage declarabele uren). Business Performance Management is een systeem wat zowel strategisch, tactisch als operationeel tot uitvoering komt.

 

Er zijn eigenlijk drie verschillende gebieden binnen Business Performance Management, namelijk:

  • Het stellen van organisatiedoelstellingen
  • Het monitoren van de voortgang en analyseren van de data
  • Het doorvoeren van aanpassingen in processen en systemen ter verhoging van de prestatie van je bedrijf

 

Het stellen van organisatiedoelstellingen

Het is van cruciaal belang om goed doordachte en geformuleerde doelen te stellen voor je bedrijf en hier een plan voor te maken, als je effectief Business Performance Management wil uitvoeren. Zonder te weten waar je nu staat en waar je naartoe wilt, kun je ook geen plan opstellen om daadwerkelijk te arriveren op de gewenste bestemming.

 

Deze doelen dien je tevens meetbaar en tijdsgebonden te formuleren zodat je daadwerkelijk kunt monitoren hoe de voortgang verloopt. Daarbij is het van belang dat je ze zo specifiek mogelijk omschrijft. Dat ze uitdagend zijn maar niet onrealistisch. Hoe dat eruit ziet verschilt per bedrijf.

 

 

Het belangrijkste is dat er een plan is opgesteld op strategisch, tactisch en operationeel niveau waarin de doelen per kernproces omschreven zijn.

Het monitoren van de voortgang en analyseren van de data

Hierbij rapporteer je gestructureerd verschillende data. Je verzamelt bijvoorbeeld elke week/maand/kwartaal verschillende cijfers die gebaseerd zijn op jouw key results, metrics en KPI’s. Hiermee kun je analyses maken waardoor inzichtelijk wordt waar de focus moet komen te liggen. Het vertelt je welke processen en systemen goed of minder goed lopen. 

Het doorvoeren van aanpassingen in processen en systemen

Op basis van de uitkomsten van de analyses kun je op basis van feiten keuzes maken en gericht aanpassingen doorvoeren in je processen en systemen. Op die manier kun je het proces efficiënter en effectiever maken. De aanpassingen die je doorvoert moeten wel in lijn blijven liggen met de organisatiedoelstellingen. 

De voordelen van Business Performance Management

Cijfers rapporteren en analyseren heeft misschien een stoffig imago, maar het heeft zeker een aantal grote voordelen die de nadelen in het niet laten vallen als het correct geïmplementeerd wordt.

  1. Je maakt gemakkelijker objectief een keuze gebaseerd op data (en dus feiten)
  2. Je haalt ontzettend veel managementinformatie uit alle data die je bijhoudt
  3. Je monitort de voortgang van het bereiken van doelen zodat je zo efficiënt en effectief mogelijk je doel bereikt
  4. Je optimaliseert en verbetert gericht je processen
  5. Je hebt heel snel inzichtelijk waar de pijnpunten binnen je bedrijf liggen
  6. Het verzamelen van data en analyseren van de metrics geeft je focus
  7. Het verzamelen van data en analyseren van de metrics maakt inzichtelijk welke kansen er zijn
  8. Een goed opgesteld BPM systeem zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan (alles ligt in lijn met elkaar)

 

De nadelen van Business Performance Management

Mocht Business Performance Management niet correct en bedrijfsspecifiek zijn geïmplementeerd, dan is het gevaar dat gestuurd wordt op verkeerde data. Dat heeft als gevolg dat verkeerde beslissingen genomen worden voor het bedrijf (lees: de niet winstgevende beslissingen). Het is dus belangrijk om heel secuur te analyseren waar het bedrijf uit bestaat (systemen, processen, doelstellingen etc.) en op basis daarvan de juiste data te verzamelen. De analyses die je maakt moeten namelijk bijdragen aan je doelstellingen.

 

 

Een ander nadeel kan zijn dat er te veel data verzameld wordt. Je hebt dan een overload aan informatie, waardoor je door de bomen het bos niet meer ziet. Het is erg inefficiënt en je verliest erdoor je focus. 

Wat heb je nodig voor Business Performance Management?

Om een effectief systeem te implementeren voor het managen van de Business Performance zijn een aantal elementen noodzakelijk. Indien deze ontbreken, kun je het niet effectief uitvoeren en zal je niet de volle potentie uit je bedrijf halen.

Strategie

Voor een strategie heb je een visie en missie nodig. Strategie zegt iets over hoe jij je visie en missie realiteit gaat maken. Het plan dat je hiervoor opstelt bevat onder andere je bedrijfsdoelen. 

Doelen

Het stellen van bedrijfsdoelen geeft je bedrijf richting en focus. Deze dienen SMART geformuleerd te worden. Met deze doelen werk je naar je missie toe met je visie in je achterhoofd.

Processen

Inzichtelijk hebben welke processen er zijn binnen je bedrijf is noodzakelijk om eventuele verbeteringen door te kunnen voeren. Hierbij maak je onderscheid in besturende processen (CEO processen), primaire processen (bv. intake proces) en secundaire processen (bv. social media marketing). Dit inzichtelijk hebben geeft je duidelijkheid over welke data van belang is. 

Systemen

Al deze processen zorgen ervoor dat je bedrijft werkt. Je bedrijf is namelijk 1 groot systeem wat opgedeeld is in verschillende kleinere systemen. Al deze systemen zijn weer opgebouwd uit verschillende processen. 

Key results

Hang onder de doelen die je hebt gesteld een paar mijlpalen. Bepaal wat je nodig hebt om uiteindelijk het doel te kunnen behalen. Deze mijlpalen moeten meetbaar zijn, zodat je precies weet wanneer je een mijlpaal bereikt hebt. Door het bereiken van deze mijlpalen werk je stapsgewijs naar het bereiken van een doel toe.

Key Performance Indicators

Als je weet welke processen je hebt, kun je er key performance indicators (KPI’s) aan hangen. Bijvoorbeeld het intake proces, hoeveel intakes heb je gevoerd en hoeveel heb je nodig om het gewenste aantal klanten te behalen. Hoe lang duurt een intakegesprek en hoeveel tijd wil je hier eigenlijk aan besteden? Deze indicatoren vertellen je hoe het proces presteert. Het zijn cijfers die je per week/maand/kwartaal rapporteert. 

Metrics

De cijfers die je rapporteert, voer je in in metrics. Dit zijn de grafieken die gebruikt worden bij het analyseren van KPI’s. Dit is een tool die je gebruikt om data te analyseren. 

Mijn verwachtingen van Business Performance Management in de toekomst

Het bedrijfsleven wordt steeds meer digitaal. Er wordt al jaren aandacht besteed aan automatisering en digitalisering van processen zodat er zoveel mogelijk gedaan kan worden in zo min mogelijk tijd. Naar mijn mening zijn daar voor veel bedrijven nog vele stappen te zetten. Ondertussen zijn we wel al in een tijdperk van machine learning, deep learning en artificial intelligence gekomen en dit draait allemaal op data. Wat we zullen gaan zien is dat er een groot gat gaat ontstaan tussen de bedrijven die meegaan in de nieuwe ontwikkelingen en de bedrijven die blijven hangen in het oude vertrouwde.

 

Mijn verwachting voor nabije toekomst is dat het onvermijdelijk wordt bedrijven te sturen op data. Data wordt iets wat steeds makkelijker te verzamelen is. Gebruik je deze data niet, zal de wendbaarheid van je bedrijf simpelweg te laag zijn en val je achter bij de concurrentie. Je moet alleen weten welke data je wilt verzamelen.

 

Nu zijn er over het algemeen nog menselijke handelingen voor nodig om de juiste analyses te maken, maar ook dat zal in de (verre) toekomst anders zijn. Dan zal een computer dit zelf kunnen. Een computer kan zelf bepalen welke KPI’s van toepassing zijn voor de gestelde missie en in die specifieke markt en branche. Een computer zal dan met aanbevelingen komen die uit analyses komen. Voor geautomatiseerde processen kan het direct aangepast en verbeterd worden. Dit zal een heel digitaal netwerk van systemen en processen zijn wat zelfstandig opereert in een bedrijf en data genereert en verzamelt. De operationele processen zullen als eerst aan de beurt zijn gevolgd door de tactische processen. Een mooie toekomst wat mij betreft.

Wil je ook graag sturen op data?

Doe jij nog niets met data? Of verzamel je al bedrijfsdata maar wil je het opschroeven en een gedegen business performance management systeem voor implementeren? Ik werk samen met zelfstandig ondernemers en klein bedrijven die graag de prestatie van hun bedrijf inzichtelijk willen krijgen.

 

Kijk even bij mijn diensten als Online Business Manager en Business Performance Coach en zie of er voor jou een geschikte tussen zit. Ik help je graag verder bij het implementeren van een business performance management systeem en grip krijgen op de bedrijfsdata.

 

 

Wil je simpelweg even met me sparren, kun je altijd een kennismakingsgesprek inplannen door mij een bericht te sturen via het contactformulier. Bellen naar 0641684775 of mailen naar hello@leadinglightcoach.com kan natuurlijk ook. 

Reactie schrijven

Commentaren: 0